Deterninar las Necesidades del Software

Sus necesidades de Software dependen de factores como el tamaño de su organización, el número y tipo de transacciones que deben ser ingresadas (como la cantidad de monedas con las que usted trabaja y el volumen de los servicios que usted está registrando), y sus requisitos de rendición de informes.

Un buen vendedor debería estar en condiciones de ayudarlo en la determinación de estas necesidades. La respuesta del vendedor para ayudarle a identificar las necesidades de software constituye una parte importante del proceso de evaluación del vendedor.

Por su propia cuenta o con la ayuda del vendedor, realice una investigación preliminar a través del Internet y en las revistas del rubro y otras publicaciones. Entrevístese con organizaciones y empresas de auditoría que han implementado un proyecto de computarización, y consúlteles con respecto a los nombres de los posibles vendedores. Cuando defina sus necesidades de software, debería:

• Desarrollar especificaciones para el software y el apoyo técnico;

• Evaluar si usted necesita software especializado para organizaciones sin fines de lucro.

DETERMINACIÓN  DE LAS NECESIDADES DEL SOFTWARE.

Sus necesidades de software dependen de diversos factores, como la cantidad de monedas de curso legal que su organización debe manejar y su necesidad de un sistema que pueda adecuar a la medida de sus necesidades. Los programas más simples están diseñados para los negocios pequeños. Están generalmente diseñados para un solo usuario, como el administrador o el contador.

Los programas más complejos están diseñados para las empresas de mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los programas más avanzados pueden tener múltiples usuarios a través de una red local de gran magnitud, o pueden conectar múltiples sitios a través de una red amplia. El número de empleados que trabajan en una organización no es un factor importante cuando se selecciona el software.

 La verdadera medida de la necesidad es la complejidad de las actividades de la organización, como el número de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, la cantidad de monedas de curso legal que se manejan y los métodos de adquisición. Algunos ejemplos de software simple incluyen Quickbooks, DacEasy, Pegasus, Capital Lite, y Peachtree. Los ejemplos de software más complejo incluyen a Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA y SAP.

Una guía para decidir si se debe comprar e instalar un paquete de software simple o complejo consiste en escoger el paquete más simple que cubra sus necesidades. Evite usar un sistema más grande o complicado que el requerido para cubrir sus necesidades. Cuando tome una decisión, debería considerar lo siguiente:

• El número de transacciones o asientos contables que deben registrarse;

• El número de personas que ingresarán y utilizarán los datos;

• El número de monedas de curso legal;

• Consideraciones referentes a la seguridad;

• Métodos de adquisición y costos;

• Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de lucro.