Factores de Importancia

NÚMERO DE TRANSACCIONES:
A pesar de que los sistemas contables modernos generalmente no establecen límites con respecto al número de transacciones permitidas, los sistemas simples generalmente se volverán más lentos si tienen que manejar grandes volúmenes de datos. Estos funcionan mejor cuando manejan solamente unos cuantos centenares de transacciones al mes. (El término transacciones se refiere a cheques, recibos, cargos y asientos contables. Usted puede determinar el número actual de transacciones de su organización a partir del sistema manual existente.)


Tome en cuenta los incrementos futuros provenientes de expansión o nuevo financiamiento, que podría aumentar su necesidad de estar informado de la nueva información. También tome en cuenta la complejidad de las transacciones que está registrando. Por ejemplo, ¿carga una misma factura a varios proyectos, donantes, o cuentas del libro mayor? Un sistema complejo, desarrollado para bases de datos grandes, como Oracle, Informix o SQL Server, puede procesar miles de transacciones por día sin volverse más lento.


NÚMERO DE MONEDA DE CURSO LEGAL:Los programas simples generalmente pueden manejar solamente una moneda. Los programas más complejos normalmente permiten procesar transacciones en múltiples tipos de monedas. Estos incluyen una tabla de conversión de monedas que permite efectuar actualizaciones cada vez que ocurren cambios en las tasas de cambio, y pueden cambiar a una sola moneda, a opción del usuario, para la rendición de informes. Otra característica relacionada con el tipo de moneda podría ser asignaciones automáticas a "Ganancias (y Pérdidas) en base a la tasa de cambio". Algunos programas diseñados para manejar múltiples monedas en realidad solamente le permiten mantener una sola tasa de cambio para las diferentes monedas, y esto no es de mucha utilidad para la mayoría de las organizaciones.

SEGURIDAD:
Los programas simples pueden tener una contraseña para restringir el acceso al mismo, pero generalmente permitirán que el usuario modifique datos ingresados previamente. Aunque esto hace que estos programas sean útiles para las organizaciones que no están preocupadas por cuestiones de seguridad, podría constituir una gran desventaja para las organizaciones más grandes con personal contable múltiple. Los programas más complejos tienen más mecanismos de seguridad. El administrador puede restringir las tareas que cada usuario puede realizar. Por ejemplo, los empleados que ingresan datos y los asistentes financieros podrían estar autorizados para ingresar comprobantes y recibos, pero no para aumentar códigos nuevos o modificar los registros. En los sistemas más complejos, el ingreso y registro de datos normalmente es un proceso que se realiza en dos pasos, con controles en cada una de las etapas. Una vez registradas, las transacciones no pueden modificarse, excepto si se realizan ajustes en los diferentes asientos contables y el sistema crea extensas pistas de auditoría que muestran que usuario ingresó un asiento contable en particular y las modificaciones subsecuentes del mismo.



MÉTODOS DE COMPRA Y COSTOS:

Los programas simples normalmente se venden como un solo producto, y es posible que usted tenga que comprar un paquete separado para cada usuario. Los programas más complejos normalmente se venden por módulos, y el precio podría variar de acuerdo al número planificado de usuarios. Por ejemplo, un paquete para cinco usuarios que contiene los módulos del libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar podría costar cuatro veces más que el mismo paquete para un solo usuario. Un paquete para diez usuarios, con módulos para múltiples tipos de monedas, control de inventarios, adquisiciones y registro de activos fijos podría costar 20 veces más que un producto simple. Los módulos de software contable se presentan con mayor detalle en la siguiente sección denominada "Comprensión de los Módulos de Software Contable".

NECESIDAD  DE  SOFTWARE ESPECIALIZADO PARA ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO:

Algunos programas de software fueron desarrollados específicamente para las organizaciones sin fines de lucro. El punto fuerte de estos paquetes generalmente tiene que ver con la recepción de donativos, la contabilidad de fondos, y la rendición de 

informes a los donantes y generalmente permiten muchos niveles de subclasificaciones de cuentas. Por ejemplo, el software para organizaciones sin fines de lucro puede asignar un cierto cheque al código de cuenta para vehículos, al código de la subcuenta para un cierto tipo de vehículo, a una sucursal, y al donante que paga los vehículos. 

La mayoría del software disponible en la actualidad fue desarrollado para empresas comerciales, pero los mejores programas pueden adaptarse a las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro, no gubernamentales o de salud. Si su organización posee varias cuentas de donantes con requisitos específicos y usted debe realizar un seguimiento de los gastos por fuente de financiamiento o utilizar varios tipos de monedas, el software sin fines de lucro podría ser apropiado para sus necesidades.